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José Dagoberto Pinilla Forero,
Contador Público, Magíster en Auditoría
Informática
y Presidente de la Fundación para la Investigación
y
desarrollo de la ciencia contable - FIDESC.
Resumen
El ejercicio de la Revisoría fiscal exige una buena fundamentación en
Informática, debido a que los Revisores fiscales deben Certificar la
información financiera procesada por computadores. No es suficiente
manejar paquetes contables y herramientas informáticas tales como:
Word, Excel, Access y PowerPoint. Es necesario entrar en la Teoría
general de sistemas y en sus aplicaciones, conociendo las plataformas
de Hardware y de Software y sus sistemas de funcionamiento, a nivel de
bases de datos, redes y telecomunicaciones, desarrollo de sistemas,
técnicas de fraude electrónico, virus informáticos y diseño,
desarrollo e implantación de sistemas de control interno informático,
para poder comprender el mundo de la informática, sus problemas de
riesgo y sus potencialidades y debilidades, frente a las necesidades
organizacionales.
En este sentido la
mayoría de las Universidades que ofrecen la Carrera de Contaduría
Pública, están equivocadas al mantener un área informática puramente
práctica (manejo de paquetes contables) e inclusive, en algunos casos,
aislada del currículo obligatorio, dejándole al estudiante la libre
iniciativa para formarse en tecnología de la información.
Es necesario
diseñar un área informática que combine lo teórico, metodológico y
práctico, en los saberes esenciales de los sistemas, que permita al
Contador Público, ejercer la función de Revisoría fiscal, con
suficiente criterio y conocimiento del área informática, a fin de que
pueda efectuar pruebas de evaluación del sistema de control interno
informático y emitir opiniones de razonabilidad de la información
financiera, asegurando un buen nivel de confiabilidad.
1. Introducción
Los sistemas de
información contable han evolucionado con el transcurso del tiempo, en
función de las necesidades que les plantean las organizaciones
públicas y privadas.
Observamos que
desde los años 50, las empresas de los Países industrializados han
venido disfrutando de muy buenas condiciones para desarrollar su
objeto social. Se venían moviendo en un entorno estable y poco
competitivo, en el que prácticamente tenían asegurada la venta de su
producción al estar la oferta de bienes y servicios por debajo de la
demanda. En estas circunstancias, las empresas no tenían la necesidad
de contar con grandes sistemas de información, ya que lo que
básicamente necesitaban conocer era el costo de sus productos para
trasladarlo al consumidor, a través del precio de venta. Al mismo
tiempo, el entorno estable hacía posible la previsión del futuro
simplemente extrapolando los datos del pasado.
En la actualidad,
las condiciones son sensiblemente distintas. Por norma general, las
empresas se encuentran continuamente amenazadas por una gran variedad
de factores internos y externos, que obligan a modernizar los
procesos, mediante la asimilación de tecnología, si se aspira a
sobrevivir.
Ante la fuerte
competencia, el exceso de oferta en casi todos los sectores, la
internacionalización de los mercados, los continuos cambios y la
incertidumbre del entorno, la complejidad de los procesos productivos,
el vertiginoso ritmo del progreso tecnológico, las nuevas exigencias
de los consumidores y la obligación de proporcionarles cada vez mayor
satisfacción, entre otras variables, las empresas deben promocionarse
permanentemente para alcanzar la posibilidad de mantenerse en el
mercado y después aspirar a crecer.
En el mismo
sentido, el carácter marcadamente competitivo del mundo actual, junto
con el progreso de la tecnología y constante incertidumbre, obliga a
la búsqueda de la excelencia empresarial, como medio para lograr el
éxito deseado, respecto de los mas diversos competidores, a fin de
alcanzar las ventajas competitivas sostenibles, que proporcionen a la
empresa el calificativo de excelente.
Para que el proceso
decisional, a nivel estratégico o de largo plazo, se desarrolle
correctamente, es necesario que los directivos empresariales dispongan
de sistemas de información contable, especialmente concebidos para
satisfacer sus necesidades informativas. En ésta perspectiva y con el
objeto de obtener herramientas útiles para la dirección, los sistemas
de información contable, orientados a la toma de decisiones
estratégicas deben cumplir, entre otras, las siguientes
particularidades:
·
Proporcionar información interna y externa, resaltando la importancia
del entorno competitivo de la empresa, con el objeto de mejorar su
posición en el mercado
-
Servir de apoyo a
los procesos de planificación, programación y control estratégico,
para lo que se requiere su orientación a largo plazo.
-
Proporcionar
información financiera y no financiera, tanto cuantitativa como
cualitativa
-
Estar alerta
frente a los cambios del entorno e incluso anticiparse a ellos, con
el objeto de permitir una adaptación rápida por parte de la empresa
a las nuevas situaciones.
-
Reducir al mínimo
su burocracia y formalización con el propósito de adecuar la
información a las necesidades concretas del decisor individual y
colectivo.
La contabilidad
debe incursionar inevitablemente en el mundo de las tecnologías
inteligentes, para la gestión empresarial, con apoyo en la tecnología
de la información que afortunadamente está experimentando enormes
avances aplicados a las necesidades del Estado, el desarrollo
económico y social, el control empresarial y la proyección de las
organizaciones.
Los sistemas
contables (paquetes) que normalmente se utilizan en nuestro medio,
apenas reproducen las prácticas manuales tradicionales, sin valor
agregado para la toma de decisiones, respecto de los progresos que ha
tenido la Informática y su gran capacidad para procesar extensos
volúmenes de datos, desarrollar complejos modelos operativos,
proyectivos y de control, generar múltiples sistemas de reportes y
configurar sofisticados paradigmas proyectivos de naturaleza
económica, administrativa y contable, con un enfoque decididamente
social.
2.
La Revisoría fiscal como modelo de control integral.
La Revisoría
fiscal, debe ser considerada como un Modelo de control integral, que
contemple los posibles escenarios de riesgo, en ambientes
computarizados y promueva el diseño, desarrollo e implantación de
sistemas de control interno confiables y efectivos, bajo la
responsabilidad de la función gerencial de las organizaciones.
Por la vía de la
evaluación del control integral, el Revisor fiscal, indentificará las
debilidades de control empresarial y propondrá a la administración la
implementación correspondiente, con el objeto de contribuir a la
construcción permanente de una cultura de control organizacional, en
beneficio de los procesos de productividad y de competitividad
nacional e internacional.
Con el apoyo de la
Informática, es posible el ejercicio del control interno y externo, en
tiempo real o simultáneo con los procesos decisionales y operativos,
evitando que el Revisor fiscal se entere de los problemas después de
haberse ejecutado los hechos.
En la óptica del
Control integral, el Revisor fiscal, debe velar por el cumplimiento de
las normas legales y la utilización de los desarrollos científicos y
técnicos, en economía, administración e informática, hacia el éxito de
las organizaciones.
Naturalmente que
para alcanzar estos niveles de poder administrativo, es necesario que
las organizaciones asimilen las diversas tecnologías de gestión
inteligentes, utilizando computadores, sistemas de telecomunicaciones,
bases de datos, multimedia, redes y software capaces de ejecutar los
procesos operativos y de control on-line (tiempo real), para evitar
oportunamente errores, fraudes, deseconomías, ineficiencias y desfases
frente a los objetivos generales y específicos de las unidades
económicas, públicas y privadas.
Para mejorar el
nivel académico y profesional de los Revisores fiscales, las
Universidades deberán revisar, entre otros componentes curriculares,
los contenidos informáticos, estadísticos y matemáticos, con el objeto
de facilitar el diseño y desarrollo de modelos de control integral
predictivos, en la óptica de evitar oportunamente el fracaso de las
organizaciones. Esto evidencia la necesidad de articular la
estadística y las matemáticas con la informática, a fin de consolidar
sistemas de información, comunicación y control integral, con carácter
inteligente y prospectivo, para asegurar sistemas de gestión de éxito,
coherentes con la realidad económica y social de nuestro tiempo.
3. Hacia los
sistemas expertos
Los Revisores
fiscales deben manejar las bases de conocimientos informáticos
necesarios para entenderse profesionalmente con el personal del área
de sistemas, a fin de propiciar el desarrollo de sistemas expertos, en
el campo de la contabilidad en sus distintas aplicaciones, el análisis
financiero y económico, la auditoría en todas sus versiones, la
planificación financiera, la evaluación de proyectos, el análisis de
productividad y la construcción de modelos de control integral y
escenarios sociales prospectivos.
Los sistemas
expertos son programas de computador que capturan el conocimiento de
un experto e imitan sus procesos de razonamiento cuando resuelve los
problemas de un determinado dominio. Los sistemas expertos son un
subconjunto especial, dentro de los sistemas basados en el
conocimiento, que incorporan en la base de conocimiento del sistema,
el conocimiento de un experto o persona que domina un área del saber.
Los sistemas
expertos se han venido aplicando con éxito en diversos campos de la
actividad humana, tales como: Medicina, Ingeniería, Geología y
Ciencias económicas (economía, Administración, Finanzas y
Contabilidad), entre otros, para realizar tareas de captura de datos,
interpretación, diagnóstico, diseño de sistemas, planificación
financiera, control y predicción. Esto es que los sistemas expertos,
pueden ser aplicados prácticamente a todas las actividades económicas,
administrativas, financieras y de gestión empresarial.
4.
Componentes del área informática para efectos de Revisoría fiscal
Normalmente, el
área informática puede desagregarse, en las siguientes subáreas, para
facilitar la función de control:
4.1 Instalaciones
informáticas
Este componente
informático está integrado por el modelo administrativo, el recurso
humano, los manuales de funciones y procedimientos, los espacios
físicos y los recursos de Hardware y de Software. Tradicionalmente, se
ha denominado Centro de Cómputo.
Puntos de control:
·
Planeación
-
Organización
-
Dirección
-
Control
En esta subárea se
evalúan:
·
El
plan de desarrollo informático
-
La estructura
organizacional
-
Los recursos de
Hardware y de Software
-
La competencia
del recurso humano, en todos los niveles
-
La seguridad
física y lógica de los recursos informáticos
-
El plan de
Prevención y recuperación de desastres
El Revisor fiscal
debe estar en capacidad de conocer, analizar y emitir una opinión
independiente relacionada con la forma como se están adquiriendo,
utilizando y controlando los recursos informáticos de la entidad, en
una visión de control integral.
4.2 Desarrollo de
proyectos informáticos
El desarrollo de
proyectos informáticos es un escenario crítico para la Revisoría
fiscal, en la medida que debe ejercer control a los procesos de
sistematización empresariales, normalmente en ambientes complejos y
proyectos costosos, pero necesarios para mejorar los niveles de
productividad y de competitividad, en los planos nacional e
internacional.
Se utiliza la
metodología de la evaluación de gestión aplicada al desarrollo de
proyectos informáticos, analizando la manera como se planea, organiza,
dirige y controlan los procesos de sistematización de las distintas
áreas empresariales, con base en los parámetros de medición
denominados de: economía, eficiencia y efectividad de las operaciones.
Para ello se aprovecha el concepto de ciclo de vida de los sistemas de
información, el cual tiene normalmente las siguientes fases:
5.
Fase de estudio preliminar
Puntos de control:
·
Definición del proyecto
-
Participación de
la gerencia
-
Equipo de trabajo
-
Requerimientos de
información
-
Aprobación del
proyecto
En esta fase se
verifica si:
·
Participa activamente la gerencia usuaria
-
La solicitud del
proyecto se hizo por escrito, debidamente justificado
-
El equipo de
trabajo es competente
-
La descripción
del sistema vigente es completa para tomarla como base para analizar
las necesidades del nuevo sistema
-
La gerencia
revisa y aprueba el informe del equipo de trabajo
B. Fase de estudio
de factibilidad
Puntos de control:
·
Alternativas de acción
-
Factibilidad
tecnológica
-
Factibilidad
económica
-
Factibilidad
operativa
-
Aprobación del
proyecto
-
Plan Maestro
-
Control de costos
En esta fase se
verifica si:
·
Se
evalúan las alternativas de acción sugeridas por el equipo de trabajo
-
Se analiza y
evalúa el estudio de factibilidad tecnológica, económica y
operacional del proyecto
-
Se analiza el
costo del proyecto y sus beneficios
-
Se recibió el
informe debidamente documentado y si se aprobó la continuación del
proyecto
-
Se han
identificado los puntos claves de control, en el ciclo de desarrollo
de sistemas y si se han utilizado en el control del proyecto
-
Se preparan
informes de costos, en sus componentes de tiempo de máquina, nómina
y provisiones.
C. Fase de diseño
detallado del proyecto
Puntos de control:
·
Especificaciones de salida
-
Especificaciones
de entrada
-
Especificaciones
de archivos
-
Especificaciones
de procesamiento
-
Especificaciones
de programación
-
Documentos fuente
-
Diseño de
controles
-
Pistas de
auditoría
-
Documentación de
programas
En esta fase se
verifica si:
·
Se
documentan cuidadosamente todas las especificaciones de salida
-
Se ha revisado y
aprobado el proyecto, por escrito, en materia de control
-
Se han definido
los archivos y los métodos de organización de los mismos
-
Se han preparado
las especificaciones de procesamiento, de acuerdo con las políticas
de la entidad
-
Se ha preparado
la documentación de la programación, de manera que sea clara,
completa y consistente
-
Se han preparado
los documentos fuente, de acuerdo con las necesidades del sistema
-
Se han programado
controles, en los programas aplicativos
-
Se ha diseñado
documentación intermedia para pistas de auditoría
-
Se tiene
documentación completa y aprobada de la programación
D. Desarrollo e
implantación del sistema
Puntos de control:
·
Software estandarizado
-
Programación por
contrato
-
Manual del
sistema
-
Manual del
programa
-
Manual del
usuario
-
Manual de
operación
-
Manual de control
-
Pruebas de los
programas
-
Pruebas de los
sistemas
-
Documentación de
prueba de los sistemas
-
Resultados de las
pruebas
-
Plan de
conversión
-
Corrida en
paralelo
-
Aceptación final
En esta fase se
verifica si:
·
Se
han preparado objetivos claros para el sistema y la programación
-
Se han preparado
instructivos detallados para la programación
-
Se han preparado
informes completos y oportunos sobre el estudio de factibilidad, en
relación con las recomendaciones sobre Software aplicativo
-
Se han analizado
satisfactoriamente los casos de programación por contrato
-
Se han preparado
manuales de la aplicación
-
Se han hecho
suficientes pruebas a los programas y a los sistemas
-
Se tiene
documentación de las pruebas
-
Se analizan
satisfactoriamente las causas de las inconsistencias
-
Se ha hecho un
plan de conversión definitiva del sistema
-
Se investigó lo
pertinente a hacer corrida en paralelo
-
Se ha obtenido
por escrito la revisión y aprobación final del sistema, por parte
del usuario
E. Operación y
mantenimiento del sistema
Puntos de control:
·
Control de las operaciones
-
Control de costos
-
Modificaciones al
sistema
-
Pruebas y
aprobaciones
En esta fase se
verifica si:
·
Se
hizo una descripción de los procedimientos de control ejecutados, en
el departamento del usuario y en el de sistemas
-
Se lleva un
estricto control de los costos del nuevo sistema
-
Se lleva un
adecuado control de los cambios al sistema por parte del usuario y
de sistemas
F.
Post-implantación del sistema
Puntos de control:
·
Resultados del sistema
-
Cumplimiento de
los requerimientos del usuario
-
Análisis de
costo/beneficio
-
Evaluación
periódica de los problemas relacionados con de procesamiento de
datos
-
Análisis de la
documentación de la aplicación
En esta fase se
verifica si:
·
Se
evalúan rutinariamente los resultados totales del sistema para
comprobar el cumplimiento de los objetivos del nuevo sistema
-
Se tiene concepto
de satisfacción del usuario
-
Se hacen análisis
periódicos de costo/beneficio estimados y se comparan con los reales
Esta metodología se
denomina: DEATALLADA y es utilizada para aplicaciones de alto
riesgo de errores o de fraudes, como por ejemplo: Cuentas corrientes,
nómina y compras, entre otras.
En el caso de
aplicaciones de bajo riesgo, se utiliza una metodología denominada:
SIMPLIFICADA, en donde se evalúa el Ciclo de vida del sistema, al
final de cada fase, teniendo en cuenta esencialmente los siguientes
aspectos:
·
Planeación del trabajo de desarrollo de sistemas
-
Metodología de
desarrollo de sistemas utilizada
-
Competencia del
personal
-
Documentación de
sistemas
-
Diseño del
sistema de control interno informático
-
Pruebas del
sistema
-
Análisis del
resultado de las pruebas
La metodología de
evaluación simplificada permite conocer el proceso de desarrollo de
sistemas, fase a fase, en sus componentes mas relevantes.
4.3 Sistemas en
producción
La subárea de
sistemas en producción o en funcionamiento, está formada por las
aplicaciones que se encuentran en uso para el procesamiento de datos y
es la mas dispendiosa y compleja de abordar para efectos de Revisoría
fiscal, especialmente cuando los procesos están en línea y en tiempo
real.
Puntos de control:
·
El origen de los datos:
·
Analizar el procedimiento para la captura y autorización de datos en
el origen
-
Analizar el
diseño de documentos fuente
-
Examinar el
diligenciamiento de documentos fuente
-
Analizar el
control de formas en blanco
-
Examinar la
documentación de los procedimientos utilizados en el origen de los
datos
·
La entrada de datos:
·
Asegurar la validación confiable de los datos
-
Analizar el
procedimiento para corregir errores
-
Examinar el
sistema de seguridad lógica
-
Prohibir la
corrección de errores a los operadores
-
Establecer
controles de entrada, a nivel de totales de datos, que puedan
compararse con las salidas
El procesamiento de
datos:
·
Analizar la segregación funcional
-
Incluir rutinas
de control en el Software aplicativo
-
Prohibir a los
operadores la anulación de etiquetas y dar origen a datos
-
Controlar los
reinicios de procesos
-
Privilegiar el
control preventivo
La salida de la información:
·
Controlar la salida de la información hacia los usuarios
-
Comparar las
entradas con las salidas de información
-
Analizar la
detección y corrección de errores
-
Proteger los
reportes del sistema
Aquí es en donde se
utilizan paquetes de auditoría tales como: ACL, AUDAP, AUTO AUDIT
2000, ESCUAPLUS e IDEA3, entre otras soluciones, para ejecutar pruebas
sobre los archivos de datos e información, en términos de comparación
de archivos, recálculos de operaciones, verificación de secuencias,
identificación de inconsistencias, ubicación de errores y fraudes,
entre otros.
Sin embargo, es
necesario tener claro que los Paquetes de Auditoría representan
simplemente una de las técnicas de auditoría, pero hay otras muchas
técnicas que los Revisores fiscales deben conocer para mejorar el
desarrollo de su trabajo.
En esta parte,
también se aplican técnicas avanzadas de auditoría informática,
dirigidas a evaluar el Software utilizado en el procesamiento de
datos, tales como: datos de prueba, comparación de códigos, facilidad
de prueba integrada, simulación paralela y conteo de bytes, entre
otras. El uso de éstas técnicas permite identificar errores de
procesamiento y técnicas de fraude instaladas especialmente en el
Software aplicativo.
4.4 Área de
microcomputadores
Los
microcomputadores se han convertido en un elemento de enorme utilidad
para el manejo de las comunicaciones y el almacenamiento y
procesamiento de datos, con un alto potencial de exactitud,
confiabilidad y velocidad, pero a su vez, han abierto enormes espacios
de riesgo, en las organizaciones.
4.4.1 Conocimiento
del área de microcomputadores
El Revisor fiscal,
debe proceder de la siguiente manera para conocer el área de
microcomputadores:
a.
Realice una visita a las instalaciones de PED para conocer el nivel de
organización
-
Solicite
información de la distribución física de los microcomputadores
-
Pida un
inventario de los recursos informáticos, a nivel de Hardware y
Software, incluyendo todo lo relacionado con microcomputadores.
-
Solicite los
contratos de adquisición de recursos informáticos, con el objeto de
someterlos a un detallado examen
-
Pida la lista de
los usuarios permanentes y ocasionales
-
Examine la nómina
de los empleados que utiliza los microcomputadores.
-
Pida los reportes
de uso de los equipos
-
Analice las
pólizas de seguro y los contratos de mantenimiento
-
Analice las
recomendaciones de la última auditoría
4.4.2 Realización
de pruebas
a.
Verifique si se han definido por escrito, objetivos, políticas y
procedimientos para la adquisición, control y uso de
Microcomputadores.
-
Verifique si se
ha preparado un análisis de riesgos para el ambiente de micros
-
Verifique si los
micros están identificados para efectos de control de inventarios
-
Cerciórese si los
usuarios están cumpliendo las directivas administrativas, en
relación con el uso y control de los microcomputadores.
-
Evalúe el
procedimiento para formular las requisiciones y ejecutar las
adquisiciones de micros
-
Examine los
procedimientos para desarrollar o adquirir Software para micros
-
Analice la
participación de los usuarios en la adquisición de recursos
informáticos: micros y Software.
-
Verifique la
existencia de licencias de uso del Software
-
Evalúe las
seguridades lógicas y físicas del área de micros, con el objeto de
evitar el acceso libre a los archivos y la pérdida de micros o de
sus partes
-
Evalúe los
controles contra virus
-
Cerciórese si
existe un Plan de contingencias para el evento de presentarse
desastres
Estos son algunos
de los aspectos informáticos que deben ser objeto de dominio de los
Contadores Públicos, en el ejercicio pleno de la Profesión y
específicamente, en la Revisoría fiscal.
5. Bibliografía
5.1 Pinilla Forero
José Dagoberto. Auditoría informática: Aplicaciones en producción.
Ecoe-ediciones, Santa Fe de Bogotá D. C. 1.997.
5.2 Dueñas Gómez,
Luis Angel. Controles y auditoría de los sistemas de información.
Orion Editores Ltda, Santa Fe de Bogotá D. C. marzo de 2000.
5.3 Ortiz B. José
Joaquín y otro. Auditoría integral con un enfoque de gestión.
Editorial INTERFINCO, Santa Fe de Bogotá D. C. año 2000.
José Dagoberto
Pinilla Forero
c.c. 17'054.481 de Bogotá
Dirección: Santa Fe
de Bogotá D. C, Calle 163 No 51-56 casa 18 - Tel: 5281906 y 2842164
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